Que son los inventarios en la contabilidad

Un inventario es un documento donde se registran todos los bienes tangibles y en existencia de una empresa, que pueden utilizarse para su alquiler, uso, transformación, consumo o venta. Debe ser una relación detallada en la que se incluyan, además de los tangibles, los derechos y deudas de una empresa

Cuál es la importancia del inventario

El inventario permite que una empresa conozca la fluctuación de artículos, lo que a su vez influye en las decisiones que se tomarán acerca de los proveedores y la cantidad de existencias que deben mantenerse para cumplir con la demanda de los clientes. Además garantiza que no haya mermas, robos o excedentes de productos que significan un mayor gasto de almacenaje, esto se logra mediante un buen control de inventarios, en el que se establezca un balance entre las existencias, movimientos y demanda de cada uno de tus productos. Para conocer más sobre este importante recurso, revisemos las principales características de los inventarios y la forma en que puedes explotarlas para crear una herramienta única

Caracteristicas de los inventarios

Si bien todos los inventarios son únicos y su conformación depende del giro, sector y actividad comercial de cada empresa, existen algunas características que todos poseen y que, si logras aprovecharlas, te asegurarás de tener un excelente recurso para mantener el control de tu empresa

Tipos de inventarios

 La búsqueda por mejorar la logística empresarial muchas veces se encuentra en la manera en que una empresa gestiona sus recursos. Hablando específicamente de la forma en que un negocio lleva su inventario, al existir varios  modelos de esta actividad, muchas organizaciones suelen apegarse a uno solo, cuando podrían implementar varios tipos de inventario para mantener un mayor control, Casi todas las empresas cuentan con un modelo de inventario para determinar con qué tantos recursos cuentan. Aunque, casi nadie se pregunta qué es exactamente la palabra “inventario”. En sí, por definición se trata del “asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión”, Pero en términos empresariales, se define como la contabilidad de artículos, componentes y materias primas que un negocio utiliza en la producción para comercializarlo. La gestión de este elemento para asegurarse de tener suficiente stock disponible y para identificar cuándo hay escasez es de gran importancia para mantener una buena logística empresarial, Al mantener materiales en existencia, tanto los minoristas como los fabricantes pueden seguir vendiendo o fabricando artículos. El inventario es un activo imprescindible para la mayoría de las empresas. Sin embargo, no trabajar con el o los tipos de inventarios adecuados puede no permitir que la empresa administre sus recursos de la forma más efectiva

Tipos de inventario segun el momento en el que se hacen

Inventario inicial: Este será uno de los tipos de inventarios que realizarás al principio de la producción y al inicio del año fiscal. En él se deben registrar todos elementos de la empresa, ya que hará visible el saldo total de la empresa antes de comenzar la etapa de adquisición de recursos, de producción o de que se venda el stock en existencia. Gracias a este tipo de inventario se pueden ver las ganancias y pérdidas con mayor claridad.

Inventario final: ¿Quieres saber el estado final de la situación económica de tu empresa? Como su nombre lo dice, este tipo de inventario generalmente se ejecuta al final del año fiscal, y sirve para realizar un conteo físico de los productos, que después son analizados para calcular su valor. Lo que ayuda a mantener un control sobre la logística empresarial.

Inventario intermitente: Cuando requieres conocer la cantidad de capital, materiales y mercancía actual, pero la fecha para el siguiente inventario es algo lejana, la opción intermitente es muy buena opción. Te permite realizar la verificación de recursos cuando sea necesario, aunque no lo podrás agregar en la contabilidad del inventario permanente

Inventario perpetuo: Si lo que buscas es tener un mayor control en tu logística empresarial, este es uno de los tipos de inventarios que deberías elegir. Ya que permite mantener un orden más continuo sobre la disponibilidad de stock en almacén, te ayuda a generar un registro detallado de cada importe y la cantidad de productos que tiene la empresa

Inventario periódico: Puede llevarse a cabo ya sea cada mes, cada seis meses o cada año. Este inventario permite que la empresa conozca el stock exacto que tiene y el costo de las ventas. Para esto se suman las compras realizadas al inicio, y después se resta en el inventario final

Tipos de inventario segun el punto de vista logistico

Inventario de existencias para especulación: ¿Pronto será temporada alta de alguno de tus productos? Este sistema de control te será de ayuda para poder contabilizar la cantidad de productos y materias primas que hay y determinar si se puede aumentar la producción, o no.

Inventario de existencias obsoletas: Tener un control sobre los productos mermados también es importante para tener una logística empresarial balanceada. Este es uno de los tipos de inventarios necesarios para monitorear las pérdidas, la mercancía obsoleta y los productos no vendidos

Inventario de previsión: Similar al anterior, este modelo funciona muy bien en momentos de gran demanda de un producto en específico. Con él se puede mantener una cantidad de mercancía que evite la escasez dentro de la logística empresarial.

Como se clasifican los inventarios

Los inventarios están presentes en toda la cadena de suministro desde la fuente del flujo de material hasta el consumo, la eliminación o la destrucción de sus componentes, los inventarios se clasifican por ubicación, por función, por tiempo, por volumen y demanda

• Tipo 1: Inventario: se trata de materias primas, productos semiacabados, existencias de trabajos en curso. Son una fuente de riesgo a largo plazo para la empresa, especialmente en condiciones de demanda cambiante. Están ubicados en los almacenes de materias primas y sitios de producción de empresas industriales
• Tipo 2:Inventario: este es el producto terminado de empresas industriales ubicadas en los almacenes de comercialización de empresas manufactureras o en almacenes de empresas mayoristas y minoristas. Son necesarios para el suministro ininterrumpido de los consumidores
• Tipo 3: Existencias en camino. Este es un producto que se solicita a un proveedor y se paga. Es decir, desde el momento en que se pagan los productos hasta que llega al almacén
• Tipo 4: Existencias de hogares. Creado por los usuarios finales para las necesidades actuales o como reservas
  
  

Tipos de stocks por funciones ejecutables

1. Existencias actuales:Los principales stocks que están constantemente en existencias. Brindan la posibilidad de ventas continuas de bienes entre entregas. El valor de las existencias actuales cambia constantemente como resultado del gasto en producción y ventas, así como al recibir nuevos envíos.
2. Existencias de garantía (seguro y reserva): Las existencias de seguros están destinadas a la venta continua de bienes a los consumidores en caso de demora en los bienes o envío prematuro por parte del proveedor. En condiciones normales de funcionamiento, este stock no se utiliza. Las reservas de provisiones son estratégicas y se crean a largo plazo, por ejemplo, las reservas estatales.
3. Las reservas preparatorias o de amortiguación: se crean si el producto requiere una preparación adicional antes de su uso. Por ejemplo, algunos pescados enlatados deben pasar por un período de maduración en un almacén antes de ser vendidos.
4. Inventario: Se crean en el comercio para una reacción rápida a la demanda de compradores que surge después de la publicidad, o como muestras publicitarias y para degustaciones.
5. Reservas especulativas: Se crean con el propósito de proteger contra posibles aumentos de precios o para obtener beneficios adicionales de las diferencias de precios a lo largo del tiempo.
6. Existencias estacionales: Formado por la naturaleza estacional de la producción, consumo o transporte de bienes. Garantizar el funcionamiento normal de la empresa durante la demanda estacional  
   
   

Tipos de inventario según los volúmenes y necesidades

 Los siguientes tipos de acciones se distinguen por volúmenes y necesidades:

1. Stock regulatorio: igual a un estándar predeterminado.
2. Exceso de existencias: supera el estándar establecido.
3. Exceso de stock: la necesidad del producto está completamente ausente.

Por lo tanto, la clasificación de las existencias de recursos materiales en la empresa le permite estructurarlas claramente por tipo para un determinado trabajo con ellas

Como hacer un inventario a mano

 Actualmente, hay un sinfín de herramientas para llevar el inventario de una empresa de manera favorable. De esta forma se administran los productos a tiempo y se detectan errores en la organización del almacén, además de procurar que la mercancía no caduque, se dañe o pierda, un inventario a mano, también conocido como inventario físico, te brinda algo que los demás no: comprobar en persona las condiciones en que se halla el producto, lo cierto es que esta técnica ya no es muy usada hoy en día, pero es viable para negocios pequeños o que empiezan a adentrarse en el flujo de mercancías. Por ello vamos a mostrarte cómo puedes hacer un inventario a mano, cuáles son sus principales desventajas y cuáles son las otras opciones para hacer esta vital tarea. A partir de esto, tú elegirás qué es lo más conveniente para tu empresa

Pasos para hacer un inventario a mano:

 1. Define la clasificación: Antes de empezar un inventario a mano, es necesario que tenga una organización específica para que sea más fácil su administración y, por supuesto, permita la localización exacta de la mercancía. Para ello debes seleccionar los criterios que más se adecuen a tus productos; ya sea por precio, unidad, lote, peso, modelo, color, tamaño, caducidad, etcétera,también los puedes organizar por artículos de demanda alta, demanda media y demanda baja, que indica el método ABC. Claro que si vendes un solo producto te ahorras todo lo mencionado y puedes continuar con el siguiente paso para realizar tu inventario a mano. 

2. Acomoda las mercancías: Ya que has decidido cuáles son los criterios en los que te basarás para organizar tus productos, acomódalos en un lugar seguro para su resguardo, ya sea que uses estantes u otro tipo de muebles para ello, hay que tener especial cuidado si son productos perecederos, es decir, que tienen una fecha de caducidad o que se deterioran fácilmente con el paso del tiempo; un ejemplo muy conciso son los alimentos. O también puede ser el caso que la mercancía requiera ciertas condiciones climáticas para conservarse.

3. Selecciona el protocolo de productos: Ahora, ya sea que hagas el inventario físico tú mismo o lo realices en colaboración con otras personas, es importante que tengas claro cuál será el protocolo a seguir en el caso de que se encuentren productos que no cumplan con los estándares para ser vendidos. Es decir, que estén caducados, obsoletos, dañados o que simplemente no estén (ya sea por extravío o por robo). Por ejemplo, puedes tenerlos en cuenta, pero registrarlos en una columna aparte y dejarlos en un estante específico.

4. Elige un método de inventario: El propósito inicial de un inventario manual es comprobar que la mercancía efectivamente se halla en el almacén. Otra de las funciones vitales de cualquier inventario es lograr la administración óptima de la entrada y salida de productos de un negocio. Existen dos tipos principales:

·    Inventarios por periodicidad: Estos corresponden a aquellos que se realizan cada cierta cantidad de tiempo; puede ser diarios o perpetuos, mensuales, bimestrales, trimestrales, semestrales o anuales. Para una mejor gestión de las mercancías es recomendable hacerlo lo más seguido posible. 

·     Inventarios por control de entradas y salidas: Principalmente encontramos dos. El método PEPS, para productos que se caducan o estropean con el tiempo, por lo que los primeros en entrar al almacén son los primeros en salir de él. Y el método UEPS, que sirve para productos no perecederos, donde los últimos en entrar a bodega son los primeros en salir 

5. Realiza el conteo y registra los resultados: Una vez aclarado el punto anterior, es posible empezar con el conteo de cada uno de los tipos de productos que tienes en cada pasillo y rincón del almacén. Ya sea que lo haga una sola persona o entre varias, deben dividirse por áreas para terminar más rápido con esta tarea, Conforme se vayan obteniendo las cifras de cada producto, es momento de iniciar con tu inventario a mano que puede ser en una hoja de papel o, preferiblemente, en una hoja de cálculo o algún formato digital que no se pierda fácilmente. Según sea el método de inventario que uses añade las columnas, que generalmente son código, producto, descripción, existencia inicial, costo, precio y ventas. 

6. Haz un recuento: Por mucho que seas bueno para contar, siempre habrá por allí algún producto que no incluyas porque no estaba en su sitio o porque creías que alguien más ya lo había registrado. lo más oportuno al implementar el inventario a mano y asegurarse de que está correcto es a través de un nuevo conteo que te ayude a corroborar las cifras anotadas. Para fines administrativos y de ganancias es muy importante realizar este último paso, pues los números erróneos definitivamente traerán problemas

¿Por qué es inconveniente llevar un inventario a mano?

 A pesar de que el inventario a mano puede resultar útil para iniciar un almacén pequeño, en realidad tiene varias desventajas en comparación con otras opciones. 

·    Calidad precaria: Dado que un inventario a mano usa herramientas tradicionales, como las hojas de papel, es probable que una vez registrado un material este se estropee, arrugue, moje o extravíe fácilmente. O también existe la posibilidad de que la caligrafía de la persona que lo realice no sea legible para los demás

·     Errores continuos: En definitiva, el inventario a mano tampoco se libra de las equivocaciones humanas en los registros. De hecho, este es el mayor problema al que se enfrenta esta técnica; por eso se recomienda hacer un reconteo, aunque esto toma mucho más tiempo

      Descuadres: De la mano del punto anterior, al tener cifras incorrectas, las cuentas no coincidirán con las entradas y salidas de mercancías que hubo en realidad, se requiere más esfuerzo para resolver este inconveniente si, en el mejor de los casos, es detectado a tiempo

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      No funciona en grandes almacenes: Un inventario a mano es un tipo de administración de mercancía que no responde de manera eficaz a medianas y grandes empresas que cuentan con un manejo de almacén más complejo, podría incluso amenazar la productividad de este tipo de negocios

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      Es lento: Nos guste o no, un inventario físico hecho a mano no puede igualar la rapidez y eficacia de las herramientas digitales que hay hoy en día para administrar las mercancías. En definitiva, esta técnica requiere mucho tiempo y esfuerzo, los cuales se pueden ahorrar fácilmente con otros sistemas